Η διαδικασία για κράτηση των χώρων του Σώματος, για Δράσεις εκτός κατασκηνώσεων έχει ως ακολούθως:

Οι ενδιαφερόμενοι θα συμπληρώνουν την πιο κάτω ηλεκτρονική αίτηση τουλάχιστο ένα μήνα πριν την διεξαγωγή της Δράσης. Στην αίτηση θα πρέπει απαραίτητα να αναγράφονται:

• Ο χώρος για τον οποίο ενδιαφέρεται
• Η ημερομηνία για την οποία απαιτείται.
• Το κλιμάκιο που θα χρησιμοποιήσει το χώρο
• Ο αριθμός των ατόμων που θα συμμετέχουν στη Δράση (συμπεριλαμβανομένων βαθμοφόρων ή/και συνεργατών)
• Η ανάγκη για παροχή γεύματος/δείπνου (αν υπάρχει η δυνατότητα)

Με την υποβολή της αίτησης, οι απαραίτητες πληροφορίες αποστέλλονται αυτόματα στον Έφορο Κατασκηνώσεων, ο οποίος προχωρεί εντός τριών ημερών σε έγκριση ή απόρριψη του αιτήματος και ενημερώνει με email το ενδιαφερόμενο κλιμάκιο, γνωστοποιώντας την απάντηση του στην Εφορεία Περιπέτειας και Περιβάλλοντος, την Εφορεία Διοίκησης, τον Γενικό Έφορο και τον οικείο Επαρχιακό Έφορο.

Σε περίπτωση έγκρισης για χρήση του χώρου, οποιεσδήποτε επιπλέον πληροφορίες ή/και τυχόν διευκρινίσεις είτε από το ενδιαφερόμενο κλιμάκιο είτε από την Εφορεία Κατασκηνώσεων θα ανταλλάζονται μόνο μέσω ηλεκτρονικής αλληλογραφίας.

Η διαδικασία αυτή ΔΕΝ μπορεί να αντικατασταθεί από τηλεφωνική επικοινωνία. Παρακαλώ χρησιμοποιείτε το τηλέφωνο μόνο για διευκρινήσεις, ακυρώσεις ή αλλαγές για πιο άμεση ανταπόκριση, και πάλι όμως θα πρέπει να ακολουθήσει γραπτή επικοινωνία που θα αναφέρεται στην τηλεφωνική επικοινωνία που προηγήθηκε. Σε αντίθετη περίπτωση διατρέχετε τον κίνδυνο να μην καταχωριστεί το αίτημα σας και να ματαιωθεί η Δράση σας.

Κατά την αποστολή του Δελτίου Δράσης θα αναφέρεται ότι η άδεια χρήσης του χώρου έχει δοθεί από το Σώμα Προσκόπων Κύπρου/Εφορεία Κατασκηνώσεων Γ.Ε μετά από γραπτή επικοινωνία και να επισυνάπτεται η σχετική αλληλογραφία.