Σε συνέχεια της εγκυκλίου 2024/303, σημειώνονται ακολούθως ορισμένα πολύ σημαντικά σημεία, στα οποία πρέπει να δοθεί προσοχή, για την εύρυθμη έναρξη της προσκοπικής χρονιάς.
Προγραμματισμός Συστημάτων
Η Γενική Εφορεία έχει ετοιμάσει το Πρόγραμμα Δράσεων για τη χρονιά το οποίο έχει ήδη κυκλοφορήσει. Έγιναν όμως ορισμένες διαφοροποιήσεις στο πρόγραμμα των σχολών (για τις οποίες ήδη έχει σταλεί ενημέρωση), για αυτό ο ανανεωμένος προγραμματισμός επισυνάπτεται ως Συν1. Ο προγραμματισμός θα αναρτηθεί σε κοινό ημερολόγιο και θα ενημερωθείτε ανάλογα.
Για να επιτευχθεί ο προγραμματισμός αυτός και να μπορέσουν οι Επαρχιακές Εφορείες να στηρίξουν επαρκώς τα Συστήματα, παρακαλώ όπως όλα τα δελτία δράσεων υποβάλλονται εγκαίρως, όπως προβλέπεται από τον σχετικό Εσωτερικό Κανονισμό. Είναι καλύτερο, όπως τα εγκεκριμένα δελτία δράσεων κοινοποιούνται στη γραμματεία του Σ.Π.Κ. (spk@cyprusscouts.org), προς ενημέρωση.
Συν1_Ετήσιος Προγραμματισμός 2024-2025
Εγγραφές
Σημειώνεται ότι δεν υπάρχει αλλαγή στο κόστος των εγγραφών συγκριτικά με την περσινή προσκοπική περίοδο. Υπενθυμίζεται ότι με απόφαση της Τακτικής Γενικής Συνέλευσης στις 21 Ιουνίου 2023, η ετήσια συνδρομή έχει καθοριστεί ως εξής:
Σε αυτό το σημείο, θα ήθελα να επιστήσω την προσοχή σας στο θέμα των εισπράξεων από τις εγγραφές. Οι πληρωμές από φέτος να πραγματοποιούνται ΜΟΝΟ ηλεκτρονικά μέσω της πλατφόρμας eScouts με ολόκληρο το ποσό της κάθε εγγραφής αυτόματα να κατατίθεται στους λογαριασμούς του Σ.Π.Κ.. Στη συνέχεια θα γίνεται επιστροφή το ποσό που αναλογεί σε κάθε Προσκοπικό Σύστημα και ΕΠΕ. Στις επόμενες μέρες θα γίνει σχετική ρύθμιση στην πλατφόρμα eScouts, ώστε στην ολοκλήρωση της εγγραφής να υπάρχει μόνο η επιλογή της ηλεκτρονικής πληρωμής. Μόλις ενεργοποιηθεί η ρύθμιση αυτή, θα ενημερωθείτε αναλόγως.
Λεπτομερείς οδηγίες για τη διαδικασία εγγραφών μπορείτε να βρείτε στο αρχείο Νέα διαδικασία εγγραφών 2024-2025 (Συν.2).
Σε περίπτωση που δεν έχετε κοινοποιήσει ήδη τα στοιχεία του Τραπεζικού Λογαριασμού της Προσκοπικής Επιτροπής του Συστήματός σας ή έχουν αλλάξει οποιαδήποτε στοιχεία, τότε να σταλεί άμεσα το πιστοποιητικό ΙΒΑΝ του τραπεζικού λογαριασμού στο Λογιστήριο, έτσι ώστε να προβαίνει στις απαραίτητες επιστροφές χρημάτων σε κάθε κλιμάκιο.
Υπενθυμίζεται ότι οι Αρχηγοί Συστημάτων πρέπει να εγγράψουν και τον εαυτό τους ως βαθμοφόρο.
Σημειώνεται ότι στην περίπτωση εγγραφής υφιστάμενου μέλους, το οποίο ανήκε σε άλλο κλιμάκιο σε προηγούμενη προσκοπική περίοδο, όπως φαίνεται και στη διαδικασία εγγραφών (συν.2) χρειάζεται να καταχωρηθούν και τα τρία στοιχεία στην αναζήτηση του γονέα/κηδεμόνα. Αν υπάρχει οποιοδήποτε πρόβλημα σε αυτή τη διαδικασία, μην δημιουργήσετε νέο μητρώο για το μέλος, αλλά επικοινωνήστε με την Εφορεία Διοίκησης στο administration@cyprusscouts.org για οδηγίες.
Συν2_Νέα διαδικασία εγγραφών 2024-2025
Ασφαλιστική Κάλυψη
Στα πλαίσια της ευθύνης του Σ.Π.Κ. απέναντι στα μέλη του, κάθε χρόνο προσφέρεται σε όλα τα μέλη ασφαλιστική κάλυψη, η οποία, πέρα από άλλες ασφαλιστικές καλύψεις που μπορεί να έχει κάποιο μέλος, καλύπτει για ειδικές δραστηριότητες ακόμα και υψηλού κινδύνου, τόσο εντός όσο και εκτός Κύπρου. Νοείται ότι για δραστηριότητες υψηλού κινδύνου θα πρέπει να ενημερώνεται η ασφαλιστική εταιρεία από το Σ.Π.Κ. για αυτό η πιο πάνω οδηγία για κοινοποίηση όλων των Δελτίων Δράσης με την έγκρισή τους προς την Γενική Εφορεία εντός των ενδεικνυόμενων χρονικών πλαισίων θεωρείται υψηλής προτεραιότητας. Για εύκολη αναφορά, επισυνάπτεται ως Συν 3 έγγραφο της ασφαλιστικής εταιρείας με την οποία συνεργάζεται το Σ.Π.Κ., στο οποίο φαίνονται οι σχετικές καλύψεις για την Προσκοπική Χρονιά 2023-2024. Για την νέα χρονιά οι καλύψεις θα είναι οι ίδιες. Το αντίστοιχο έγγραφο θα κοινοποιηθεί σε όλα τα κλιμάκια μόλις εξασφαλιστεί.
Σημειώνεται ότι για όλα τα μέλη που είχαν ενεργή εγγραφή κατά την προσκοπική περίοδο 2023-2024, η εγγραφή τους ισχύει μέχρι και τις 30/09/2024, όπως και η ασφαλιστική τους κάλυψη. Από φέτος, η ασφαλιστική κάλυψη για κάθε υφιστάμενο μέλος που θα πραγματοποιεί την εγγραφή του για τη νέα προσκοπική χρονιά, θα ισχύει από την 1η Οκτωβρίου κάθε χρονιάς μέχρι και τις 30 Σεπτεμβρίου της επόμενης χρονιάς (αντί μέχρι τις 31 Αυγούστου που ίσχυε μέχρι τώρα). Για κάθε νέο μέλος που θα εγγράφεται στο Σ.Π.Κ., η ασφάλεια θα θεωρείται ενεργή από την ημερομηνία εγγραφής του (ακόμα και αν είναι πριν την 1η Οκτωβρίου).
Νοείται ότι ενεργή εγγραφή θεωρείται η πληρωμένη εγγραφή στην πλατφόρμα eScouts.
Επισυνάπτονται επίσης όλα τα έντυπα που απαιτούνται για διενέργεια απαίτησης κάλυψης των ιατρικών εξόδων μετά από ατύχημα (Συν4).
Σε περίπτωση ατυχήματος θα πρέπει:
- Άμεσα να ενημερωθεί ο Επαρχιακός Έφορος και μέσω του Επαρχιακού Εφόρου να ενημερωθεί η Γενική Εφορεία
- Ο Αρχηγός Συστήματος ή ο γονέας/κηδεμόνας του μέλους να συμπληρώσει, εντός 15 ημερών από το ατύχημα, το έντυπο 1 ΣΠΚ ΔΗΛΩΣΗ ΑΤΥΧΗΜΑΤΟΣ 2024-08 και να το αποστείλει στο helix.ins@cytanet.com.cy, κοινοποιώντας το στον Επαρχιακό Έφορο και στη γραμματεία του Σ.Π.Κ. (spk@cyprusscouts.org)
- Μετά την ολοκλήρωση της θεραπείας θα πρέπει να συμπληρωθεί το έντυπο 2 ΣΠΚ ΕΝΤΥΠΟ ΑΠΑΙΤΗΣΗΣ 2024-08 και το έντυπο 3 ΣΠΚ ΙΑΤΡΙΚΟ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΤΙΚΟ ΑΤΥΧΗΜΑΤΟΣ ΜΕΤ 2024-08 και να αποσταλούν στο λογιστήριο του ΣΠΚ (logistirio@cyprusscouts.org), με κοινοποίηση στη γραμματεία του Σ.Π.Κ. (spk@cyprusscouts.org)
Όλα τα έντυπα μπορείτε να τα βρείτε και αναρτημένα στην ιστοσελίδα του ΣΠΚ κάτω από τον τίτλο Γωνιά Βαθμοφόρου -> Χρήσιμα -> Ασφαλιστική Κάλυψη .
Συν3_Ασφαλιστικές καλύψεις23-24
Υποχρεώσεις Συστημάτων
Στο σημείο αυτό θα ήθελα να υπενθυμίσω την υποχρέωση των Συστημάτων για υποβολή μέσω των Επαρχιακών Εφορειών (μέχρι το τέλος Σεπτεμβρίου 2024) του δικού τους ετήσιου Προγράμματος 2024-25, του Επιτελείου τους και του Προϋπολογισμού για το 2024-25. Το ίδιο ισχύει και για τις Επαρχιακές Εφορείες. Ο ελεγμένος Οικονομικός Απολογισμός της Προσκοπικής Χρονιάς 2023-24 θα πρέπει να υποβληθεί στις Επαρχιακές Εφορείες μέχρι τις 31 Δεκεμβρίου 2024. Το Δ.Σ. του Σ.Π.Κ. φέτος, θα διενεργήσει όλους τους απαραίτητους ελέγχους όπως προνοείται και από τον Εσωτερικό Κανονισμό Οικονομικής Διαχείρισης Άρθρο 1, σημείο 12, σελίδα 4.
Εντολές Διοίκησης / Αναθέσεις Καθηκόντων – Σχόλες Βαθμοφόρων
Στο πλαίσιο της καταγραφής του επιτελείου του κάθε Συστήματος, παρακαλώ προχωρήστε έγκαιρα, από την αρχή της Προσκοπικής Χρονιάς, με τις αιτήσεις στο eScouts για όλες τις σχετικές Εντολές Διοίκησης. Υπενθυμίζεται ότι για να είναι δυνατή η έγκριση οποιασδήποτε Εντολής Διοίκησης, ο εν λόγω βαθμοφόρος θα πρέπει:
- να έχει διευθετημένη την εγγραφή του στο ΣΠΚ για το 2024-25
- να έχει εν ισχύ πιστοποιητικό μη διάπραξης σεξουαλικών αδικημάτων από την Αστυνομία (με ημερομηνία λήξης μετά τις 31/08/2024)
- να έχει παρακολουθήσει τις απαραίτητες σχολές
- να μην έχει διατελέσει περισσότερα από 9 συναπτά χρόνια στην ίδια θέση.
Σε περίπτωση που κάποιος βαθμοφόρος δεν έχει παρακολουθήσει τις απαραίτητες σχολές για τη θέση στην οποία θα υπηρετήσει, παρακαλώ να υποβληθεί στο eScouts αίτηση για Ανάθεση Καθηκόντων για τη θέση αυτή με την προοπτική της έκδοσης Εντολής Διοίκησης, αφού παρακολουθήσει τη σχετική σχολή. Η διάρκεια της σχετικής Ανάθεσης Καθηκόντων θα έχει περιορισμένο χρονικό διάστημα και αποτελεί προσωρινή λύση προκειμένου να δώσει χρόνο στον βαθμοφόρο να παρακολουθήσει τις απαραίτητες σχολές για την έκδοση Εντολής Διοίκησης, ενώ ασκεί τα καθήκοντα του. Σημειώνω ότι δεν είναι δυνατή η αίτηση για Ανάθεση Καθηκόντων χωρίς την παρακολούθηση Προκαταρκτικής Σχολής. Για τον σκοπό αυτό, έχουν προγραμματιστεί από την Εφορεία Εκπαιδεύσεων αρκετές Προκαταρκτικές Σχολές πριν το τέλος Οκτωβρίου για να καλύψουν τις ανάγκες των βαθμοφόρων αυτών. Μέχρι την παρακολούθηση της Προκαταρκτικής Σχολής, θα πρέπει να εκδίδει Εντολή Ανάθεσης Καθηκόντων ο οικείος Επαρχιακός με διάρκεια όχι μεγαλύτερη των 3 μηνών και να κοινοποιείται σχετική κατάσταση των Αναθέσεων στην Εφορεία Διοίκησης της Γενικής Εφορείας.
Με την ευκαιρία, θα ήθελα να αναφέρω ότι από πέρσι, με τη συμπλήρωση των θεμάτων στις Προκαταρκτικές και Βασικές Σχολές οι εκπαιδευόμενοι καλούνται να συμπληρώσουν μικρές ερωτήσεις σε ηλεκτρονική μορφή. Στόχος μας είναι να προασπίσουμε την ποιότητα της εκπαίδευσης και παράλληλα να ενισχύσουμε τη μαθησιακή διαδικασία των εκπαιδευομένων μας. Σε περίπτωση που ένας εκπαιδευόμενος δεν απαντήσει ορθά στις ερωτήσεις, με τελικό βαθμό λιγότερο του 75%, τότε θα γίνονται ειδικές διευθετήσεις από την Εφορεία Εκπαιδεύσεων για προσωπική στήριξη του εκπαιδευόμενου, ώστε να μπορέσει να πετύχει το επιθυμητό αποτέλεσμα.
Επικαιροποίηση του ιδιοκτησιακού καθεστώτος των κτιριακών εγκαταστάσεων των Συστημάτων
Με απόφαση του Διοικητικού Συμβουλίου του Σ.Π.Κ. (ΑΑ 04/2024, ημερ. 06/08/2024, θέμα 14) γίνεται μια προσπάθεια για την επικαιροποίηση των αρχείων που υπάρχουν στο Σώμα, αλλά και να έχει γνώση το Διοικητικό Συμβούλιο του ιδιοκτησιακού καθεστώτος του κάθε Συστήματος και να είναι σε θέση να παρέχει βοήθεια και στήριξη όπου αυτό είναι απαραίτητο.
Ως εκ τούτου, παρακαλούμε όπως συμπληρώσετε την πιο κάτω ηλεκτρονική φόρμα, παραθέτοντας τα σχετικά στοιχεία σε συνεργασία με τον Πρόεδρο της Επιτροπής του Συστήματός σας, μέχρι τις 30 Οκτωβρίου 2024.
ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΦΟΡΜΑ ΚΤΙΡΙΑΚΩΝ ΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΕΩΝ
Κλείνοντας, σημειώνεται ότι όλες οι εγκύκλιοι θα βρίσκονται αναρτημένες στην ιστοσελίδα του Σ.Π.Κ. κάτω από τον τίτλο Γωνιά Βαθμοφόρου -> Χρήσιμα -> Εγκύκλιοι, για εύκολη αναφορά και πρόσβαση.
Εύχομαι σε όλους καλή Προσκοπική Χρονιά!