Αναφέρομαι στο πιο πάνω θέμα και σας πληροφορώ ότι η επίσημη έναρξη των συγκεντρώσεων για την νέα Προσκοπική περίοδο 2013-2014, προτείνεται να γίνει σε όλα τα Συστήματα το Σάββατο, 13Σεπτεμβρίου 2014.
Ενόψει των πιο πάνω σας διαβιβάζουμε τη διαδικασία των εγγραφών η οποία ως γνωστό γίνεται μηχανογραφημένα.
Οι αποδείξεις εκδίδονται από τα επίσημα τριπλότυπα αποδείξεων του Σώματος Προσκόπων Κύπρου τα οποία μπορείτε να τα προμηθευτείτε από το Προσκοπικό Πρατήριο. Ευθύνη για την είσπραξη του δικαιώματος εγγραφής έχει ο Ταμίας ή άλλο εξουσιοδοτημένο μέλος
του Συνδέσμου του Συστήματος (Σ.Π.Σ.). Υποχρέωση του Αρχηγού Συστήματος είναι να καταχωρεί τα στοιχεία από τις αιτήσεις εγγραφής στο μηχανογραφικό σύστημα για να συμπληρωθεί η Συγκεντρωτική Κατάσταση Είσπραξης.
Σημειώνεται ότι οι πληροφορίες για το σύστημα μηχανογράφησης e-ΣΠΚ είναι αναρτημένες στην ιστοσελίδα του Σώματος Προσκόπων Κύπρου.
ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΕΓΓΡΑΦΗΣ ΜΕΛΩΝ ΤΟΥ Σ.Π.Κ.
1. Έντυπα
Για τη διαδικασία των εγγραφών θα χρησιμοποιούνται τρία έντυπα:
(α) Η αίτηση για εγγραφή/ανανέωση εγγραφής που συνοδεύεται απαραίτητα από την Υπεύθυνη
Δήλωση για τα προσωπικά δεδομένα και πιστοποιητικό γεννήσεως του παιδιού και
(τα έντυπα αυτά υπάρχουν στην ιστοσελίδα του Σώματος)
(β) Η απόδειξη είσπραξης
(γ) Η συγκεντρωτική κατάσταση είσπραξης
2. Λειτουργία του Συστήματος e-ΣΠΚ
(α) Κατά την εγγραφή κάθε μέλους ο γονέας ή κηδεμόνας του κάθε μέλους συμπληρώνει το έντυπο Αίτησης Εγγραφής και υπογράφει την Υπεύθυνη Δήλωση για τα προσωπικά δεδομένα και την παραδίδει στον Αρχηγό Συστήματος.
(β) Ο/η Ταμίας ή εξουσιοδοτημένο μέλος του Συνδέσμου Προσκοπικού Συστήματος εισπράττει το τέλος εγγραφής που ανέρχεται στα €35,00 (τριανταπέντε ευρώ) για ένα παιδί. Για δεύτερο, τρίτο ή τέταρτο παιδί εισπράττεται μόνο το ποσό €5,50 (το καθένα), που αντιπροσωπεύει το ασφάλιστρο.
Τα παιδιά των Βαθμοφόρων πληρώνουν μόνο το ασφάλιστρο (€5,50 για κάθε παιδί).
Οι Βαθμοφόροι, ύστερα από σχετική απόφαση του Διοικητικού Συμβουλίου του Σώματος
Προσκόπων Κύπρου πληρώνουν μόνο το ασφάλιστρο (€5,50).
(γ) Ο/η Ταμίας ή το εξουσιοδοτημένο μέλος του Σ.Π.Σ., εκδίδει απόδειξη για το ποσό και
υπογράφει.
(δ) Αποκόπτει το άσπρο απόκομμα της απόδειξης είσπραξης και το παραδίδει στον γονέα.
Όταν τα στοιχεία των εγγραφών καταχωρηθούν στο νέο μηχανογραφημένο σύστημα e-ΣΠΚ συμπληρώνεται αυτόματα η συγκεντρωτική κατάσταση είσπραξης και αποστέλλεται στο Λογιστήριο του Σώματος Προσκόπων Κύπρου μαζί με την απόδειξη κατάθεσης.
Μέσα σε επτά μέρες από την ημερομηνία εγγραφών τα στοιχεία των εγγραφών θα πρέπει να καταχωρηθούν στο μηχανογραφημένο σύστημα, να τυπωθεί η συγκεντρωτική κατάσταση είσπραξης και να αποσταλεί στο Λογιστήριο του Σώματος Προσκόπων Κύπρου μαζί με την απόδειξη
κατάθεσης που θα πρέπει να έχει γίνει στον ειδικό λογαριασμό “Σ.Π.Κ. – Εγγραφές” (Ελληνική Τράπεζα αρ. Λογαριασμού 131-01-639381-01)
(Στο πιο πάνω λογαριασμό κατατίθεται το τέλος εγγραφής του Σ.Π.Κ. και το ετήσιο ασφάλιστρο, (€25,50). Για δεύτερο, τρίτο ή τέταρτο παιδί μόνο €5,50 (το καθένα) που αντιπροσωπεύει το ασφάλιστρο.
Η διαδικασία κατάθεσης της εισφοράς προς την Επαρχιακή Προσκοπική Επιτροπή (€5,50) καθορίζεται από την ίδια την Ε.Π.Ε.
Από το Σύστημα κρατείται η εισφορά προς το Σύστημα (€4,00).
Η κατάθεση γίνεται σε τρία αντίτυπα καταθέσεων της Τράπεζας ως εξής:
– Το πρώτο αντίτυπο χρησιμοποιείται και κρατείται από την Tράπεζα,
– Το δεύτερο αντίτυπο παραδίδεται, μαζί με τη συγκεντρωτική κατάσταση εγγραφών, στο Λογιστήριο του Σ.Π.Κ., και
– Το τρίτο αντίτυπο κρατείται από το Σύστημα ως απόδειξη της κατάθεσης.
Οι αιτήσεις Εγγραφής θα πρέπει να μείνουν μαζί με το πιστοποιητικό γεννήσεως των παιδιών στο Σύστημα και να φυλάσσονται σε ασφαλές σημείο για πέντε χρόνια.
Σε περίπτωση λάθους σε απόδειξη είσπραξης το έντυπο παραμένει στο μπλοκ με την ένδειξη άκυρο και δεν καταστρέφεται ή αποκόπτεται.
Για να γίνει επιβεβαίωση της εγγραφής πρέπει να αποσταλεί από τα Συστήματα η απόδειξη κατάθεσης και η συγκεντρωτική κατάσταση στο Λογιστήριο του Σ.Π.Κ. Μέχρι τότε ουδεμία εγγραφή θεωρείται επιβεβαιωμένη.
Όσο αφορά το πρόγραμμα μηχανογράφησης ,αν κάποιος χρήστης έχει οποιοδήποτε πρόβλημα ή απορία μπορεί να απευθυνθεί στην ομάδα υποστήριξης της Επαρχίας του ή με την Ξένια Αντωνιάδου Χριστοδούλου στην ηλεκτρονική διεύθυνση : Xenia.an.91@gmail.com
Παρακαλώ να λάβετε σοβαρά υπόψη σας ότι σε περίπτωση ατυχήματος με παιδί που δεν είναι εγγεγραμμένο ή έχει πληρώσει για εγγραφή και δεν είναι επιβεβαιωμένη από το λογιστήριο του Σ.Π.Κ. ευθύνη φέρουν αποκλειστικά και προσωπικά ο Αρχηγός Συστήματος και ο Πρόεδρος του Συνδέσμου Προσκοπικού Συστήματος.
Σημείωση: Μέλη μας τα οποία έχουν κάνει πέρυσι εγγραφή και έχουν παραδώσει το πιστοποιητικό γέννησης τους και υπάρχει στα αρχεία του Συστήματος σας, δεν θα τους ζητηθεί φέτος. Πιστοποιητικό Γέννησης πρέπει να προσκομίσουν μόνο τα νέα μέλη που κάνουν εγγραφή
για πρώτη φορά.